Praca zdalna z zagranicy problematyczna dla pracodawcy

Okazuje się, iż wykonywanie pracy zdalnej z terytorium innego państwa niż Polska, może oznaczać dla pracodawcy kłopoty. Może się bowiem okazać, iż koniecznym będzie wówczas opłacanie składek ubezpieczeniowych na terytorium tamtego państwa. By tego uniknąć, koniecznym może być zaświadczenie A1, jednakże już jego pozyskanie też nastręczać będzie problemów.

Jak należy podejść do tematyki pracy zdalnej w kontekście jej wykonywania poza granicami kraju?

Otóż coraz częściej zdarza się, iż pracownicy świadczący pracę zdalną, wykonują ją nie tylko w Polsce, ale także poza granicami naszego kraju. Generalnie takie sytuacja mają miejsce w przedsiębiorstwach zatrudniających cudzoziemców, choć zdarza się to i wśród Polaków. Szczególnie dotyczy osób z takimi dochodami, które pozwalają im na zamieszkanie w innym państwie, chociażby we Włoszech czy też Hiszpanii.

Co ciekawe, pracodawcy o takim fakcie dowiadują się niekiedy przypadkiem, po kilku lub kilkunastu tygodniach jej wykonywania w taki sposób. Zresztą, niektórzy pracodawcy w ogóle nie są świadomi tego skąd praca zdalna jest dla nich wykonywana i jakie wiążą się z tym dla nich konsekwencje.

Okazuje się bowiem, iż miejsce wykonywania pracy zdalnej, w sensie kraju jej wykonywania, ma duże znaczenie w kontekście ubezpieczeń społecznych. Praca zdalna jako forma świadczenia pracy tak naprawdę na poważnie zaistniała w polskiej gospodarce na mocy specustawy z dnia 2 marca 2020 roku, wprowadzonej jako element przeciwdziałania epidemii wirusa SARS-CoV-2, wywołującej chorobę COVID-19.

Wielu pracodawców, wcześniej nawet niechętnych takiej formule świadczenia pracy, zostao wręcz zmuszonych do jej wprowadzenia z powodu zagrożenia epidemicznego i zamrożenia gospodarki. Jednakże obecnie wiele wskazuje na to, iż po ustaniu owych zagrożeń, nie wszyscy pracownicy powrócą do wcześniejszego trybu wykonywania pracy. A należy pamiętać, iż wielce prawdopodobnym jest, że praca zdalna doczeka się właściwego uregulowania w kodeksie pracy. Stąd też zapewne wielu pracowników, jak i pracodawców, chętnie pozostanie przy tej formule świadczenia pracy.

Jak przepisy o pracy zdalnej odnoszą się do miejsca jej wykonywania?

Otóż przepisy wymagają, co do zasady, by określić miejsce, w którym praca zdalna jest wykonywana. Miejsce to bowiem powinno gwarantować możliwości lokalowe pozwalające na jej wykonywanie. Najczęściej jest to dom pracownika, lecz nie jest to koniecznością. Zresztą w chwili zgłoszenia przez pracownika, iż nie posiada on w swym domu odpowiednich warunków lokalowych, pracodawca powinien wyznaczyć mu inne miejsce do wykonywania pracy w formule zdalnej.

Polecamy  ZUS nie zwróci odsetek za spóźnienie

Praktyka jednak była taka, iż po wprowadzeniu tej formy świadczenia pracy w marcu 2020 roku wielu pracodawców nie określiło miejsca jej wykonywania, szczególnie w przypadku wprowadzania tej formy dla wielu pracowników. I po kilku miesiącach jej funkcjonowania sytuacja jest taka, że spora część zatrudniających tak naprawdę nie wie z jakiego miejsca ich pracownicy świadczą pracę.

Jeżeli jest to terytorium Polski, to w zasadzie problemu nie ma. Jeżeli jednak praca zdalna wykonywana jest z zagranicy, to pracodawca oraz sam pracownik mogą podlegać tamtejszej jurysdykcji ubezpieczeniowej. W tym przypadku brak wiedzy o miejscu wykonywania pracy zdalnej przez pracownika może prowadzić do powstania zaległości wobec zagranicznego organu ubezpieczeniowego, jak i ewentualnych sankcji z tego tytułu.

Z czego wynika możliwość podlegania pod zagraniczne systemy zabezpieczenia społecznego?

Generalnie prawo do swobodnego przemieszczania się w ramach Unii Europejskiej (UE) wymagało stworzenia dodatkowych regulacji w zakresie ubezpieczeń społecznych, celem ich skoordynowania w ramach UE. Przepisy o koordynacji zawarte są w dwóch podstawowych aktach prawnych w tym zakresie:

  • rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z 29 kwietnia 2004 roku w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego
  • rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009 z 16 września 2009 roku w sprawie wykonywania rozporządzenia nr 883/2004

Generalnie przepisy te nie zastępują regulacji krajowych, lecz określają normy służące realizacji 4 podstawowych zasad:

  • podlegania ubezpieczeniom tylko w jednym państwie
  • sumowania okresów ubezpieczenia
  • równego traktowania
  • zachowania praw nabytych oraz w trakcie nabywania

Najistotniejszą zasadą jest ta pierwsza, dotycząca podlegania ubezpieczeniom tylko w jednym państwie. Stanowi ona, iż w zakresie ubezpieczeń obowiązkowych osoba ubezpieczona podlega ustawodawstwu tylko jednego państwa członkowskiego, nawet jeśli wykonuje czynności zawodowe na terytorium więcej niż jednego z nich.

I w tym kontekście ustalenie właściwego ustawodawstwa następuje na podstawie miejsca wykonywania pracy. Co do zasady więc osoba ubezpieczona podlega zabezpieczeniu społecznemu państwa członkowskiego, w którym podejmuje aktywność zawodową, czyli w tym przypadku wykonuje pracę najemną.

Polecamy  Możliwe zawieszenie stosowania elementów prawa pracy

Zarówno regulacje krajowe, jak i unijne, nie precyzują jaki okres wykonywania pracy na terytorium danego państwa powoduje powstanie obowiązku ubezpieczeniowego w tym państwie. Należy zatem przyjąć, iż nawet krótkotrwałe wykonywanie przez pracownika pracy zdalnej w innym kraju członkowskim UE rodzi konsekwencje na gruncie tamtejszych przepisów o ubezpieczeniu społecznym.

I powstanie obowiązku ubezpieczeniowego w innym państwie powoduje, że pracodawca powinien zaprzestać płacenia składek ubezpieczeniowych od wynagrodzenia pracownika do ZUS, rejestrując się jednocześnie jako płatnik składek w systemie ubezpieczeniowym innego państwa. Dopuszczalnym jest także zawarcie odpowiedniej umowy z pracownikiem, który przejmie obowiązek płacenia składek do systemu ubezpieczeniowego innego państwa, w którym wykonuje on pracę.

Jeżeli jednak pracodawca nie zarejestruje się jako płatnik w innym państwie, bądź nie zawrze odpowiedniej umowy w tym temacie z pracownikiem, dojdzie do powstania zaległości wobec systemu ubezpieczeniowego innego państwa, które trzeba będzie uregulować z odsetkami, narażając się dodatkowo na sankcje karne. Wprawdzie niektóre państwa członkowskie dopuszczają możliwość nienakładania kar w przypadku uzyskania zaświadczenia A1 retroaktywnie, jednakże jego uzyskanie w przypadku pracy zdalnej wcale nie jest takie proste.

Czy są w tym zakresie jakieś wyjątki?

W niektórych sytuacjach w interesie osoby ubezpieczonej jest, dla ustalenia właściwego ustawodawstwa ubezpieczeniowego, stosowanie innego kryterium aniżeli miejsce wykonywania pracy. W takich sytuacjach osoba ubezpieczona pomimo wykonywania pracy na terytorium danego państwa członkowskiego, podlega przepisom o zabezpieczeniu społecznym innego państwa członkowskiego.

Do przypadków takich zalicza się:

  • tymczasowe delegowanie pracownika do innego państwa członkowskiego
  • wykonywanie pracy w dwóch lub kilku państwach członkowskich
  • niektóre kategorie pracowników, jak chociażby urzędnicy służby cywilnej

Co ważne, w powyższych sytuacjach osoba ubezpieczona powinna uzyskać zaświadczenie A1 potwierdzające, iż podlega przepisom o zabezpieczeniu społecznym państwa członkowskiego innego niż państwo, w którym wykonuje pracę.

W przypadku pracy zdalnej wykonywanej na terytorium innego państwa członkowskiego, trudno jednak mówić o delegowaniu, gdyż pracownik nie został przecież wysłany do innego państwa przez pracodawcę, by tam świadczyć pracę. O takim wysłaniu można by ewentualnie mówić jedynie wtedy, gdyby pracodawca w poleceniu pracy zdalnej określił, że miejsce jej wykonywania znajduje się na terytorium innego państwa członkowskiego. Tym samym osoba wykonująca pracę zdalną w innym państwie członkowskim nie powinna raczej otrzymać zaświadczenia A1 w trybie dla pracowników delegowanych.

Polecamy  Dyrektywa o ochronie sygnalistów

A jak potraktować pracę zdalną w odniesieniu do pracy wykonywanej w dwóch lub większej ilości państw członkowskich?

Co do zasady przez pracę w dwóch lub większej ilości państw należy rozumieć równoczesne wykonywanie jednej lub kilku odrębnych prac w dwóch lub kilku państwach członkowskich na rzecz tego samego przedsiębiorstwa bądź kilku przedsiębiorstw lub pracodawców. W takiej sytuacji ustawodawstwo właściwe pod katem ubezpieczeń społecznych ustala się przede wszystkim według kryterium jego miejsca zamieszkania. Koniecznym jest jednak spełnienie dodatkowego warunku – w państwie członkowskim zamieszkania pracownika musi być wykonywana znaczna część jego pracy (czyli co najmniej 25%).

I w tym kontekście pracownik wykonujący pracę zdalną nie spełnia kryteriów pracownika „wielopaństwowego”. Praca zdalna wykonywana z terytorium innego państwa ma bowiem w jego przypadku charakter wyjątkowy i tymczasowy. Świadczenie pracy z innego kraju nie wynika z rodzaju tej pracy i obowiązków zawodowych pracownika, ale jedynie z przeciwdziałania COVID-19. Stąd też brak jest przesłanek do wydania zaświadczenia A1 w tym trybie dla pracownika wykonującego pracę zdalną z terytorium innego państwa członkowskiego.

Jak zatem rozwiązać problem wykonywania pracy w formie zdalnej zagranicą bez konieczności zgłaszania takiego pracownika do systemu ubezpieczeniowego innego państwa?

Otóż w takiej sytuacji można pomyśleć o zastosowaniu artykułu 16 rozporządzenia 883/2004, który uprawnia właściwe organy dwóch lub większej ilości państw członkowskich do zawarcia porozumienia w przedmiocie ustawodawstwa, które będzie mieć zastosowanie dla danej osoby lub grupy osób. Przesłanką do zawarcia takiego porozumienia jest interes tych osób.

Zasadniczo jest to procedura wyjątkowa, która może znaleźć zastosowanie do wszystkich innych przypadków wykonywania pracy za granicą, w tym i do pracy zdalnej. Koniecznym jest jednak wykazanie, iż zawarcie takiego porozumienia leży w interesie pracownika.

W przypadku pracy zdalnej nie powinno to nastręczać większego problemu, gdyż co do zasady krótkotrwałe płacenie składek do systemu innego państwa członkowskiego nie jest korzystne z perspektywy wypłaty ewentualnych świadczeń z tegoż systemu. Jednak w przypadku pracowników, którzy krótko opłacali składki w ZUS przed rozpoczęciem świadczenia pracy zdalnej za granicą, zawarcie porozumienia może być już utrudnione.

Podsumowując, wykonywanie pracy zdalnej poza granicami Polski niesie ze sobą wiele różnych problemów, z których istnienia znaczna część pracodawców nie zdaje sobie sprawy. Dotyczy to głównie zasad podlegania pod ubezpieczenia społeczne w państwie, na terytorium którego wykonywana jest praca. Stąd też dla pracodawców niezmiernie istotna powinna być wiedza o tym, gdzie świadczą pracę pracownicy, wykonujący ją w warunkach pracy zdalnej. To bowiem pozwoli uniknąć ewentualnych kosztów i sankcji w przyszłości z powodu nieopłacenia składek ubezpieczeniowych.

[Głosów:0    Średnia:0/5]

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *